Guide till hållbara möten och evenemang
Den här guiden är till dig som arrangerar möten och strävar efter att göra det så hållbart som möjligt.
Användning
Guiden är framtagen med utgångspunkt i fysiska möten av den storleken som förutsätter anlitande av extern leverantör för konferensverksamhet, där externa gäster eller talare ofta bjuds in. Till viss del kan den även vara användbar för mindre, interna möten.
Tre perspektiv inom hållbarhet
Begreppet hållbarhet används här utifrån FNs definition av hållbar utveckling; en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov.
Detta uppnås genom helhetssyn och balans mellan det sociala, det ekologiska och det ekonomiska perspektivet.
Social hållbarhet
Grunden för social hållbarhet är synsättet att alla har rätt att delta i samhället på lika villkor.
Utgångspunkt i lagstiftningen är de sju diskrimineringsgrunderna; kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.
Ledord i det praktiska arbetet är inkludering, icke-diskriminering och delaktighet.
Ekonomisk hållbarhet
En ekonomiskt hållbar verksamhet bygger långsiktig lönsamhet samtidigt som den bidrar till en positiv samhällsutveckling.
Ledord i det praktiska arbetet är helhetssyn, långsiktighet och lokal samverkan.
Ekologisk hållbarhet
Ekologisk hållbarhet innebär att upprätthålla de ekosystem som är grunden för får existens, det vill säga ett stabilt klimat, ren luft, rent vatten och ett hållbart nyttjande av naturresurser.
Ledord i det praktiska arbetet är effektiv resursanvändning, cirkulära materialflöden, biologisk mångfald samt utfasning av fossila bränslen och farliga kemikalier.
Checklista
Denna checklista hjälper till att ringa in de viktigaste hållbarhetsaspekterna vid genomförande av evenemang. Längst ner på sidan finns fördjupad information kring de olika områdena i checklistan. Om nedanstående är säkerställt kan evenemanget betraktas som hållbarhetssäkrat.
Planering, medverkande och inbjudan
Vid planering av innehåll, medverkande och inbjudan säkerställer vi att vi:
- arbetar för mångfald och en jämn könsfördelning bland föredragande, artister, prisutdelare och andra som syns under evenemanget.
- använder oss av inkluderande bilder och text i inbjudan och presentationer.
- undviker pappersutskrifter
- ger deltagarna möjlighet att anmäla särskilda behov i form av tillgänglighetsanpassning, allergier eller särskild kost.
- hjälper deltagarna med information om kollektiva resealternativ.
- utgår från vegetarisk mat och fika som standardval.
- informerar deltagarna om vårt hållbarhetsarbete i inbjudan och/eller under arrangemanget.
Val av möteslokal
När vi bokar möteslokal via våra upphandlade avtal är det säkerställt att anläggningen:
- Har ett aktivt och systematiskt miljöarbete.
- Är tillgänglighetsanpassad utifrån lagstiftning
- Kan erbjuda miljö- och allergianpassade måltider
Uppföljning
Vi följer upp de krav vi ställt genom att:
- vara uppmärksamma på hållbarhetsaspekter under arrangemangets genomförande och återkopplar eventuella brister till ansvarig.
- efterfråga återkoppling kring relevanta hållbarhetsaspekter i den efterföljande deltagarutvärderingen, t ex kring tillgänglighet.
Gåvor och profilprodukter
I den mån talargåvor eller profilprodukter delas ut bör hänsyn tas till vad dessa signalerar utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Tänk dock på att skattemedel inte får skänkas till välgörenhet enligt Region Östergötlands riktlinjer.
Är alla punkter i checklistan avcheckade?
Då kan ni kommunicera att evenemanget är hållbarhetssäkrat.
Detta evenemang är hållbarhetssäkrat utifrån:
- Möteslokal med systematiskt miljöarbete
- Fika och måltider med hög andel vegetariskt, lokalproducerat och/eller ekologiskt innehåll
- Tillgänglighetsanpassning
- Jämställdhet och mångfald i medverkan och kommunikation
- Minimerad pappersanvändning och miljöanpassade gåvor/profilprodukter
Fördjupning
Valet av möteslokal sätter tonen för hela arrangemanget och avgör en stor del av den faktiska miljöpåverkan.
Ett systematiskt miljöarbete innebär ett aktivt arbete med exempelvis vatten- och energibesparing, källsortering, satsning på miljömärkta/ekologiska produkter och livsmedel och att minska användningen av engångsprodukter.
Större aktörer har mer resurser att lägga på certifieringar och miljö- och hållbarhetsmärkningar, så som Green Key
Länk till annan webbplats.,eller Svanen Länk till annan webbplats.. Samtidigt följer med storleken också längre och mer komplexa leverantörskedjor, vilket gör det svårare att få kontroll och överblick.
Små, lokala företag har oftast inga certifieringar, men gynnar på ett annat sätt det småskaliga och lokalproducerade.
I Region Östergötland har vi via våra upphandlade leverantörer säkerställt att dessa lever upp till kraven på systematiskt miljöarbete. Därmed täcks punkterna i checklistan in.
Det som skrivs in i avtal och rutiner måste också efterlevas i praktiken. Här är det viktigt att som kund vara vaken och återkoppla när det inte fungerar som utlovat.
Fika och måltider
Livsmedelssektorn står globalt för cirka 20-30 procent av de klimatpåverkande utsläppen. I Sverige härrör 70 procent av utsläppen i jordbrukssektorn från animaliska livsmedel.
Att öka andelen vegetarisk kost är den enskilt största insatsen vi kan göra för att minska klimatpåverkan från livsmedel.
Att välja ekologiskt och närproducerat är också viktiga insatser för miljön. Ekologiskt för att det gynnar den biologiska mångfalden och ger en bättre jordhälsa samt minskar användningen av giftiga bekämpningsmedel**. Närproducerat för att det minskar transporter och samtidigt gynnar det lokala näringslivet. Småskalig livsmedelsproduktion är också i regel mer hållbar än storskalig, industriell produktion.
Titta gärna på konferensanläggningarnas webbplatser för att se hur de pratar om maten. Många lyfter fram just maten i sin marknadsföring. Leta efter ord som ekologiskt och närproducerat. Vegetariska alternativ ska vara lika självklara som kött eller fisk. Genom att utgå från ett vegetariskt alternativ som standard utmanar vi arrangörerna att utveckla god vegetarisk mat.
* Källa: Sveriges lantbruksuniversitet Länk till annan webbplats.
**Källa: Naturskyddsföreningen Länk till annan webbplats.
Inkludering, jämställdhet och mångfald
Inkluderande kommunikation handlar om att använda jämställdhet och jämlikhet som utgångspunkt för hur vi ser och framställer människor. Alla människor har rätt att beskrivas och porträtteras utan att producera eller förstärka fördomar och normer.
Att kommunicera inkluderande innebär att uppmärksamma att vår värld består av en mängd olika människor, och att spegla denna verklighet.
Målet är att genom text och bilder skapa ett nytt kollektivt medvetande där människor framställs på lika villkor och på ett värdigt sätt.
Genom inkluderande kommunikation bryter vi oönskade normer, fördomar och stereotyper, det vill säga osynliga regler som bygger upp vårt samhälle och bestämmer vad vi uppfattar som ”normalt”. Dessa speglar sällan vår verklighet utan bestämmer vem som är ”vi” och ”dom”. Här läggs grunden för vem som har makt och hur mycket makt olika grupper får.
För att kommunicera inkluderande ska följande identitetsfaktorer och diskrimineringsgrunder uppmärksammas:
- Kön
- Könsöverskridande identitet eller -uttryck
- Etnisk tillhörighet
- Religion eller annan trosuppfattning
- Funktionsnedsättning
- Sexuell läggning
- Ålder
Dessa är lagstadgade diskrimineringsgrunder. Två faktorer som inte är lagstadgade men som också är bra ett ta hänsyn till är socioekonomi och kroppsstorlek.
Lär dig mer: Guide till inkluderande kommunikation Länk till annan webbplats.
Region Östergötland har till exempel i ett fotoprojekt som syftar till just detta producerat ett antal bilder med inkludering i fokus.
Ungefär var femte person har någon form av funktionsnedsättning. Det är alltså relativt vanligt och kan handla om alltifrån allergier till koncentrationssvårigheter eller fysiska nedsättningar.
Region Östergötland ställer tillgänglighetskrav i upphandling av konferensanläggningar. En stor del av jobbet är därmed gjort så länge en avtalad leverantör anlitas.
Det som är viktigt att tänka på för dig som arrangerar ett möte är dels att öppna upp för de som har särskilda behov i inbjudan, dels att stämma av med anläggningen och säkerställa praktiska och tekniska lösningar utifrån behov som anges av deltagare/medverkande.
Anpassningar behöver också göras under själva mötet, vilket landar på dig som ansvarig.
Det kan handla om t ex:
- Tydligt tidschema för dagen, det vill säga när det är rast och att dessa tider hålls. För den som har nedsatt kognitiv förmåga är pass längre än 45 minuter inte att rekommendera. Detta är också något som brukar uppskattas generellt hos deltagarna.
- Säkerställa att hörselslinga eller andra hjälpmedel är på plats utifrån behov.
- Säkerställa anpassning utifrån allergier o dyl.
Lär dig mer: Checklista för tillgängliga möten och konferenser Länk till annan webbplats.
Definitioner*
Funktionsnedsättning är det som en person har. Intellektuell funktionsnedsättning är en nedsatt funktion i hjärnan. Andra nedsatta funktioner kan vara fysiska eller psykiska. En funktionsnedsättning kan vara av olika grad och påverka livet olika mycket. Det är vanligt att begreppet funktionsvariation används istället för ordet funktionsnedsättning, men orden är inte synonymer. Funktionsvariation handlar om att alla människor har olika sätt att fungera. Eftersom alla människor har funktionsvariationer så tillför benämningen ingen information i sig. Begreppet kan lika gärna användas för att benämna funktionsförhöjningar, exempelvis högkänslighet eller särskild begåvning.
Funktionshinder är den begränsning som en funktionsnedsättning innebär för en person i relation till omgivningen. Det innebär hinder att göra vissa saker när omgivningen inte är anpassad, alltså att någon begränsas av till exempel dålig kognitiv tillgänglighet.
Funktionsrätt handlar om att det är en mänsklig rättighet att fungera i samhället.
I den mån talargåvor eller profilprodukter delas ut bör hänsyn tas till vad dessa signalerar utifrån ett hållbarhetsperspektiv.
- Sträva efter förnybara material i profilprodukter
- välj papper eller trä framför plast och metall i exempelvis pennor.
- Satsa gärna på immateriella gåvor eller produkter som har ett praktiskt användningsområde.
Tänk dock på att skattemedel inte får skänkas till välgörenhet enligt Region Östergötlands riktlinjer.
Senast uppdaterad